Лесно ли се избира и внедрява ERP система?
Решението не е толкова просто, колкото би ни се искало.
Иван Колев
14.06.2022
При внедряване на ERP (Enterprise Resource Planning) система винаги има две страни – внедряващата организация (лицензирана от производителя на системата) и приемащата организация. Тази статия разказва за опита ни в Колев и Колев при внедряване на ново ERP през 2020 година.
Ще се върна стъпка назад. Първо трябва да изберете правилния ERP софтуер. В момента има много платформи, които имат претенции да се наричат ERP. Някои от тях предлагат по-бюджетни решения, други са изключително скъпи. Оставям цената на вас, вие знаете колко можете да отделите за софтуер. По-важното за нас при избора беше какви са функционалностите на системата, колко съвременна е сега, и ще отговаря ли на нашите нужди утре.
През 2020 година вече имахме 20 годишен опит в използването на ERP - вижте статията Какъв бизнес софтуер да изберем - персонализиран (custom) или готов? Нашата система вече не отговаряше на новите изисквания на бизнеса, беше и физически остаряла. Имаше проблем с новите версии на Windows, не можехме да добавяме нови функционалности, да правим актуални справки. Известно време „спасявахме ситуацията“ като използвахме бизнес интелигентни (Business Intelligence - BI) системи, QlikView и Qlik Sense. Но новите реалности ни поставиха в нова бизнес ситуация. Интернет търговията се развиваше бурно, появяваха се все по-нови и нови услуги. Ние не можехме да получаваме своевременно необходимата информация за наличности, цени и клиенти. Предстоеше ни привличане на нов акционер, който изискваше от нас ежемесечни отчети.
Проучихме над 20 различни решения, които разделихме на два типа. Едните нарекохме “работещи Навигатор” (Навигатор е името на нашето остаряло ERP) и нови, облачно-базирани системи. Работещите Навигатор разполагаха с всичко, от което имахме нужда. Освен това бяха и по-евтини. Но зад всички подобни решения стояха малки фирми (обикновено с един-двама движещи разработчици), не бяха отворени за външни приложения. Все едно сме извадили от нафталина нашия Навигатор, излъскали сме го и сме го накарали да функционира. Очаквахме в бъдеще да се сблъскаме с проблемите, които срещнахме, когато ползвахме персонализиран софтуер.
Избрахме съвременно решение, което не беше евтино за нас: българското облачно-базирано ERP EnterpriseOne, което е сходно с най-добрите световни примери. Отворено беше за лесно свързване с други платформи, с обещание да се развива заедно с нас. Имаше всички модули, които ни бяха необходими, голяма част от процесите бяха автоматизирани. Даваше ни възможност сами да променяме или да създаваме нови дейности.
След като купихме EnterpriseOne, спешно трябваше да пуснем да работи търговския модул (магазини и склад). Притискаха ни срокове, които държавата беше наложила – да ползваме СУПТО. Изкушаваше ни да използваме готовите процеси от стария Навигатор и да ги прехвърлим в новата система, но знаехме, че това ще бъде огромна грешка. Те бяха проектирани преди 20 години и не отговаряха на сегашната ни организация на бизнеса. Трябваше да сменим и структурата на данните. Ние продаваме обувки и зад една номенклатурна единица стоеше таблица с номера. Съвременните сайтове използват отделни номенклатури за всяко SKU. Искахме да използваме максимално много информация от ERP, която да прехвърляме в новия ни сайт. Създадохме нова структура на стоката и добавихме нови характеристики. Сега сме доволни, че не взехме прибързани решения, а добре обмислихме всичко.
Първо трябва да се разгледа голямата картина – анализ на структурата на дружеството, процесите и дейностите вътре. С добрия анализ ръководството прави процеса ефективен, за да може после системата работи с пълния си потенциал. Да правим правилните неща по правилния начин.
След това се фокусираме върху един от модулите (при нас беше първо търговския), но без да забравяме за връзките с другите.
За всеки етап от внедряването, първо се описват бизнес процесите и едва след това се дават на внедрителите да ги програмират. Тук е моментът да се помисли доколко тези процеси са ефективни, можем ли да ги подобрим? Няма по-голяма грешка от това да автоматизираш неефективен процес.
Сблъскахме се с очаквани за нас предизвикателства. Кой ще анализира процесите? Кой ще ги опише? Всеки си имаше оперативна работа, която „разбира се“ не търпеше отлагане. Описването на процесите не биваше да става и без да се вземат предвид връзките с другите модули, затова беше необходимо да участват специалисти и от другите отдели.
Описването е бавен и отговорен процес. Всяка грешка тук би довела до неправилно имплементиране в софтуера. Работи се заедно с внедрителите, но те не могат да определят как трябва да функционира вашата фирма.
Ще прескоча целия период по внедряване и ще обърна внимание на друг ключов момент при въвеждането на ERP - обучението на служителите да ползват новия софтуер.
Очаквайте голяма вътрешна съпротива срещу новото. Ще слушате постоянно колко е бил добър стария софтуер, как чудесно си е вършил работата, защо не трябва да го сменяме. Стресът е толкова голям, че може да загубите специалисти. От нашата фирма си тръгна целият екип на един магазин, защото не можаха да осмислят новозаложените принципи и да се научат да работят с лекота с новия модул.
Важна задача е да убедите служителите си, че новата система е по-добра и по-полезна. Не подценявайте първоначалното обучение. Отделете му максимално много време и не оставяйте служителите сами преди да сте сигурни, че те ползват софтуера с лекота. Това ще минимизира и риска от грешки и ще направи работата по-ефективна.
Определете човек от вашата компания, който да отговаря за ERP системата, който да познава добре функционалностите и да е “под ръка” на всички при необходимост.
Задачата да се избере и внедри ново ERP е изключително отговорна. Това решение на ръководството ще носи бизнес последици години наред. Преди да започне процеса, трябва да се определи или назначи на временна позиция специалист, който ще участва в него от начало до край. Ако нямате подходящ експерт, който да може да отдели достатъчно време за новото ERP, по-добре наемете външен. Временният мениджър (Interim Manager) е чудесно решение. Той е специалист, който идва от реалния бизнес и носи своя опит и знания. Има мотивацията максимално бързо и качествено да реализира проекта и след приключването му да излезе от компанията, като остави добре функциониращо ново ERP и обучен персонал, който да го ползва.
Ако имате нужда от нашата помощ, свържете се с нас на contact@nov.management. Ще се радваме да работим заедно.
Ще се върна стъпка назад. Първо трябва да изберете правилния ERP софтуер. В момента има много платформи, които имат претенции да се наричат ERP. Някои от тях предлагат по-бюджетни решения, други са изключително скъпи. Оставям цената на вас, вие знаете колко можете да отделите за софтуер. По-важното за нас при избора беше какви са функционалностите на системата, колко съвременна е сега, и ще отговаря ли на нашите нужди утре.
През 2020 година вече имахме 20 годишен опит в използването на ERP - вижте статията Какъв бизнес софтуер да изберем - персонализиран (custom) или готов? Нашата система вече не отговаряше на новите изисквания на бизнеса, беше и физически остаряла. Имаше проблем с новите версии на Windows, не можехме да добавяме нови функционалности, да правим актуални справки. Известно време „спасявахме ситуацията“ като използвахме бизнес интелигентни (Business Intelligence - BI) системи, QlikView и Qlik Sense. Но новите реалности ни поставиха в нова бизнес ситуация. Интернет търговията се развиваше бурно, появяваха се все по-нови и нови услуги. Ние не можехме да получаваме своевременно необходимата информация за наличности, цени и клиенти. Предстоеше ни привличане на нов акционер, който изискваше от нас ежемесечни отчети.
Избор на подходяща ERP система
Проучихме над 20 различни решения, които разделихме на два типа. Едните нарекохме “работещи Навигатор” (Навигатор е името на нашето остаряло ERP) и нови, облачно-базирани системи. Работещите Навигатор разполагаха с всичко, от което имахме нужда. Освен това бяха и по-евтини. Но зад всички подобни решения стояха малки фирми (обикновено с един-двама движещи разработчици), не бяха отворени за външни приложения. Все едно сме извадили от нафталина нашия Навигатор, излъскали сме го и сме го накарали да функционира. Очаквахме в бъдеще да се сблъскаме с проблемите, които срещнахме, когато ползвахме персонализиран софтуер.
Избрахме съвременно решение, което не беше евтино за нас: българското облачно-базирано ERP EnterpriseOne, което е сходно с най-добрите световни примери. Отворено беше за лесно свързване с други платформи, с обещание да се развива заедно с нас. Имаше всички модули, които ни бяха необходими, голяма част от процесите бяха автоматизирани. Даваше ни възможност сами да променяме или да създаваме нови дейности.
Внедряване на ERP
След като купихме EnterpriseOne, спешно трябваше да пуснем да работи търговския модул (магазини и склад). Притискаха ни срокове, които държавата беше наложила – да ползваме СУПТО. Изкушаваше ни да използваме готовите процеси от стария Навигатор и да ги прехвърлим в новата система, но знаехме, че това ще бъде огромна грешка. Те бяха проектирани преди 20 години и не отговаряха на сегашната ни организация на бизнеса. Трябваше да сменим и структурата на данните. Ние продаваме обувки и зад една номенклатурна единица стоеше таблица с номера. Съвременните сайтове използват отделни номенклатури за всяко SKU. Искахме да използваме максимално много информация от ERP, която да прехвърляме в новия ни сайт. Създадохме нова структура на стоката и добавихме нови характеристики. Сега сме доволни, че не взехме прибързани решения, а добре обмислихме всичко.
Първо трябва да се разгледа голямата картина – анализ на структурата на дружеството, процесите и дейностите вътре. С добрия анализ ръководството прави процеса ефективен, за да може после системата работи с пълния си потенциал. Да правим правилните неща по правилния начин.
След това се фокусираме върху един от модулите (при нас беше първо търговския), но без да забравяме за връзките с другите.
За всеки етап от внедряването, първо се описват бизнес процесите и едва след това се дават на внедрителите да ги програмират. Тук е моментът да се помисли доколко тези процеси са ефективни, можем ли да ги подобрим? Няма по-голяма грешка от това да автоматизираш неефективен процес.
Сблъскахме се с очаквани за нас предизвикателства. Кой ще анализира процесите? Кой ще ги опише? Всеки си имаше оперативна работа, която „разбира се“ не търпеше отлагане. Описването на процесите не биваше да става и без да се вземат предвид връзките с другите модули, затова беше необходимо да участват специалисти и от другите отдели.
Описването е бавен и отговорен процес. Всяка грешка тук би довела до неправилно имплементиране в софтуера. Работи се заедно с внедрителите, но те не могат да определят как трябва да функционира вашата фирма.
Обучение за работа с новия софтуер
Ще прескоча целия период по внедряване и ще обърна внимание на друг ключов момент при въвеждането на ERP - обучението на служителите да ползват новия софтуер.
Очаквайте голяма вътрешна съпротива срещу новото. Ще слушате постоянно колко е бил добър стария софтуер, как чудесно си е вършил работата, защо не трябва да го сменяме. Стресът е толкова голям, че може да загубите специалисти. От нашата фирма си тръгна целият екип на един магазин, защото не можаха да осмислят новозаложените принципи и да се научат да работят с лекота с новия модул.
Важна задача е да убедите служителите си, че новата система е по-добра и по-полезна. Не подценявайте първоначалното обучение. Отделете му максимално много време и не оставяйте служителите сами преди да сте сигурни, че те ползват софтуера с лекота. Това ще минимизира и риска от грешки и ще направи работата по-ефективна.
Определете човек от вашата компания, който да отговаря за ERP системата, който да познава добре функционалностите и да е “под ръка” на всички при необходимост.
Задачата да се избере и внедри ново ERP е изключително отговорна. Това решение на ръководството ще носи бизнес последици години наред. Преди да започне процеса, трябва да се определи или назначи на временна позиция специалист, който ще участва в него от начало до край. Ако нямате подходящ експерт, който да може да отдели достатъчно време за новото ERP, по-добре наемете външен. Временният мениджър (Interim Manager) е чудесно решение. Той е специалист, който идва от реалния бизнес и носи своя опит и знания. Има мотивацията максимално бързо и качествено да реализира проекта и след приключването му да излезе от компанията, като остави добре функциониращо ново ERP и обучен персонал, който да го ползва.
Ако имате нужда от нашата помощ, свържете се с нас на contact@nov.management. Ще се радваме да работим заедно.