Как да направим бърз одит на състоянието на едно дружество?
Защо можем да диагностицираме целия бизнес, като направим анализ на складовите дейности?


Иван Колев
07.11.2022

Мотокар в склад
Всички проблеми на един бизнес бързо проличават при анализ на складовите процеси. Това важи не само за производствени компании, но и за всяко дружество, което има склад – търговия, строителство, ресторантьорство и пр.

Идеалният склад е чист, подреден, с ясни обозначения. Организирани са входящи и изходящи потоци. Складовите работници знаят къде да намерят всеки продукт, защото ERP-то съдържа вярна информация за местоположението и наличността му. Спазват се мерките за безопасна работа и пожаробезопасност. Техниката е обслужена и изправна.

Ако това е вашият склад, то вероятно всичко във вашия бизнес е наред. Получавате материали за производството навреме и то в необходимите количества. Продукцията е готова в срок и клиентите са доволни.

За съжаление не всички бизнеси функционират като смазана машина. Тази година изпълнихме проект за трансформация на склад и логистичен отдел в голяма българска печатница. Още при първата разходка установихме, че в склада няма никакъв ред. В помещенията нямаше място, беше мръсно, разхвърляно, нямаше достъп до наличните продукти. Направихме двудневен одит, при който установихме, че няма отчетност, не се знае какво има в складовете, похабяват се материали и готова продукция. Ръководителят на отдела не си вършеше работата, не осъществяваше контрол и в крайна сметка не се спазваха никакви правила, въпреки че бяха описани.

За 6 седмици ние променихме складовете, създадохме ред, назначихме нов ръководител, когото обучихме. Направихме инвентаризация и заведохме наличната стока и материали. ERP-то стана инструмент, на който може да се разчита.

Но какво установихме — целият хаос, който съществуваше в складовете, беше отражение на дейността на фирмата. Дадохме си сметка, че чрез склада може да се направи „ирисова диагностика“ на бизнеса. Всеки процес, добър или лош, в крайна сметка се отразява в склада.

Ето някои индикатори, които могат да помогнат да се направи анализ на целия бизнес чрез склада му. Примерите, които ще дадем са от конкретния ни проект, но индикаторите са едни и същи, без оглед дали практиките са положителни или отрицателни.

Ред. Заварихме разхвърляни складове. Новодоставените материали и продукти затрупваха старите. Нямаше обозначени места за различните продукти и пътеки. За да се извади един материал се извършваха безброй движения, след което се затрупваха други материали. В много случаи работниците не знаеха къде е материала и губеха време в търсене. Картината беше същата и в другите звена на печатницата. Например, изработва се дневна производствена програма. Още в момента на пускане тя започва да се променя в движение. До края на деня претърпява десетки промени. В следствие на това се започва и спира работа в производството и до последно не се знае каква готова продукция ще излезе. Производството е затрупано с материали, които не са влезли в употреба, незавършената продукция е в огромни размери, няма къде да се съхранява и престоява с дни.

Хигиена. Складът е мръсен, навсякъде е мръсно. Материалите, незавършената продукция и готовите изделия се похабяват още преди да са излезли от територията на фабриката.

Информация за наличности и цени. Няма отчетност в склада. Това е показател, че може да се очаква липса на отчетност и в останалите звена. Това беше потвърдено при изпълнение на задачата ни.

Липсва материална отговорност на служителите в склада, не се търси отговорност никъде в дружеството. Установихме, че няма контрол в склада, същото беше и в цялото предприятие.

Входно-изходни операции. Затруднени потоци на материали и готова продукция към складовете. Това е отражение на същите в производството.

ERP. Не се използва като източник на информация, въведените данни не са коректни, съществуват безброй съпътстващи справки и документи на хартия и в Ексел. Така беше в склада, така беше и в цялата фирма.

Без значение кой индикатор се анализира (спазване на правилата заложени във вътрешния ред на дружеството, мотивация на служителите, състояние на техниката и оборудването, безопасни условия на труд, пожаробезопасност), винаги беше едно и също – каквото е състоянието в складовете, такова е навсякъде.

Изводът, до който стигнахме, е че можем да направим бърз одит на едно дружество и да получим обща представа за състоянието му само като изготвим анализ на складовете му. В голяма степен проблемите се припокриват. Такъв анализ е добра основа за създаване на хипотеза за цялостното състояние на дружеството.

Ако имате нужда от нашата помощ, свържете се с нас на contact@nov.management. Ще се радваме да работим заедно.