Как да направим бърз одит на състоянието на едно дружество?
Защо можем да диагностицираме целия бизнес, като направим анализ на складовите дейности?
Иван Колев
07.11.2022
Защо можем да диагностицираме целия бизнес, като направим анализ на складовите дейности?
Иван Колев
07.11.2022
Всички проблеми на един бизнес бързо проличават при анализ на складовите процеси. Това важи не само за производствени компании, но и за всяко дружество, което има склад – търговия, строителство, ресторантьорство и пр.
Идеалният склад е чист, подреден, с ясни обозначения. Организирани са входящи и изходящи потоци. Складовите работници знаят къде да намерят всеки продукт, защото ERP-то съдържа вярна информация за местоположението и наличността му. Спазват се мерките за безопасна работа и пожаробезопасност. Техниката е обслужена и изправна.
Ако това е вашият склад, то вероятно всичко във вашия бизнес е наред. Получавате материали за производството навреме и то в необходимите количества. Продукцията е готова в срок и клиентите са доволни.
За съжаление не всички бизнеси функционират като смазана машина. Тази година изпълнихме проект за трансформация на склад и логистичен отдел в голяма българска печатница. Още при първата разходка установихме, че в склада няма никакъв ред. В помещенията нямаше място, беше мръсно, разхвърляно, нямаше достъп до наличните продукти. Направихме двудневен одит, при който установихме, че няма отчетност, не се знае какво има в складовете, похабяват се материали и готова продукция. Ръководителят на отдела не си вършеше работата, не осъществяваше контрол и в крайна сметка не се спазваха никакви правила, въпреки че бяха описани.
За 6 седмици ние променихме складовете, създадохме ред, назначихме нов ръководител, когото обучихме. Направихме инвентаризация и заведохме наличната стока и материали. ERP-то стана инструмент, на който може да се разчита.
Но какво установихме — целият хаос, който съществуваше в складовете, беше отражение на дейността на фирмата. Дадохме си сметка, че чрез склада може да се направи „ирисова диагностика“ на бизнеса. Всеки процес, добър или лош, в крайна сметка се отразява в склада.
Ето някои индикатори, които могат да помогнат да се направи анализ на целия бизнес чрез склада му. Примерите, които ще дадем са от конкретния ни проект, но индикаторите са едни и същи, без оглед дали практиките са положителни или отрицателни.
Ред. Заварихме разхвърляни складове. Новодоставените материали и продукти затрупваха старите. Нямаше обозначени места за различните продукти и пътеки. За да се извади един материал се извършваха безброй движения, след което се затрупваха други материали. В много случаи работниците не знаеха къде е материала и губеха време в търсене. Картината беше същата и в другите звена на печатницата. Например, изработва се дневна производствена програма. Още в момента на пускане тя започва да се променя в движение. До края на деня претърпява десетки промени. В следствие на това се започва и спира работа в производството и до последно не се знае каква готова продукция ще излезе. Производството е затрупано с материали, които не са влезли в употреба, незавършената продукция е в огромни размери, няма къде да се съхранява и престоява с дни.
Хигиена. Складът е мръсен, навсякъде е мръсно. Материалите, незавършената продукция и готовите изделия се похабяват още преди да са излезли от територията на фабриката.
Информация за наличности и цени. Няма отчетност в склада. Това е показател, че може да се очаква липса на отчетност и в останалите звена. Това беше потвърдено при изпълнение на задачата ни.
Липсва материална отговорност на служителите в склада, не се търси отговорност никъде в дружеството. Установихме, че няма контрол в склада, същото беше и в цялото предприятие.
Входно-изходни операции. Затруднени потоци на материали и готова продукция към складовете. Това е отражение на същите в производството.
ERP. Не се използва като източник на информация, въведените данни не са коректни, съществуват безброй съпътстващи справки и документи на хартия и в Ексел. Така беше в склада, така беше и в цялата фирма.
Без значение кой индикатор се анализира (спазване на правилата заложени във вътрешния ред на дружеството, мотивация на служителите, състояние на техниката и оборудването, безопасни условия на труд, пожаробезопасност), винаги беше едно и също – каквото е състоянието в складовете, такова е навсякъде.
Изводът, до който стигнахме, е че можем да направим бърз одит на едно дружество и да получим обща представа за състоянието му само като изготвим анализ на складовете му. В голяма степен проблемите се припокриват. Такъв анализ е добра основа за създаване на хипотеза за цялостното състояние на дружеството.
Ако имате нужда от нашата помощ, свържете се с нас на contact@nov.management. Ще се радваме да работим заедно.
Идеалният склад е чист, подреден, с ясни обозначения. Организирани са входящи и изходящи потоци. Складовите работници знаят къде да намерят всеки продукт, защото ERP-то съдържа вярна информация за местоположението и наличността му. Спазват се мерките за безопасна работа и пожаробезопасност. Техниката е обслужена и изправна.
Ако това е вашият склад, то вероятно всичко във вашия бизнес е наред. Получавате материали за производството навреме и то в необходимите количества. Продукцията е готова в срок и клиентите са доволни.
За съжаление не всички бизнеси функционират като смазана машина. Тази година изпълнихме проект за трансформация на склад и логистичен отдел в голяма българска печатница. Още при първата разходка установихме, че в склада няма никакъв ред. В помещенията нямаше място, беше мръсно, разхвърляно, нямаше достъп до наличните продукти. Направихме двудневен одит, при който установихме, че няма отчетност, не се знае какво има в складовете, похабяват се материали и готова продукция. Ръководителят на отдела не си вършеше работата, не осъществяваше контрол и в крайна сметка не се спазваха никакви правила, въпреки че бяха описани.
За 6 седмици ние променихме складовете, създадохме ред, назначихме нов ръководител, когото обучихме. Направихме инвентаризация и заведохме наличната стока и материали. ERP-то стана инструмент, на който може да се разчита.
Но какво установихме — целият хаос, който съществуваше в складовете, беше отражение на дейността на фирмата. Дадохме си сметка, че чрез склада може да се направи „ирисова диагностика“ на бизнеса. Всеки процес, добър или лош, в крайна сметка се отразява в склада.
Ето някои индикатори, които могат да помогнат да се направи анализ на целия бизнес чрез склада му. Примерите, които ще дадем са от конкретния ни проект, но индикаторите са едни и същи, без оглед дали практиките са положителни или отрицателни.
Ред. Заварихме разхвърляни складове. Новодоставените материали и продукти затрупваха старите. Нямаше обозначени места за различните продукти и пътеки. За да се извади един материал се извършваха безброй движения, след което се затрупваха други материали. В много случаи работниците не знаеха къде е материала и губеха време в търсене. Картината беше същата и в другите звена на печатницата. Например, изработва се дневна производствена програма. Още в момента на пускане тя започва да се променя в движение. До края на деня претърпява десетки промени. В следствие на това се започва и спира работа в производството и до последно не се знае каква готова продукция ще излезе. Производството е затрупано с материали, които не са влезли в употреба, незавършената продукция е в огромни размери, няма къде да се съхранява и престоява с дни.
Хигиена. Складът е мръсен, навсякъде е мръсно. Материалите, незавършената продукция и готовите изделия се похабяват още преди да са излезли от територията на фабриката.
Информация за наличности и цени. Няма отчетност в склада. Това е показател, че може да се очаква липса на отчетност и в останалите звена. Това беше потвърдено при изпълнение на задачата ни.
Липсва материална отговорност на служителите в склада, не се търси отговорност никъде в дружеството. Установихме, че няма контрол в склада, същото беше и в цялото предприятие.
Входно-изходни операции. Затруднени потоци на материали и готова продукция към складовете. Това е отражение на същите в производството.
ERP. Не се използва като източник на информация, въведените данни не са коректни, съществуват безброй съпътстващи справки и документи на хартия и в Ексел. Така беше в склада, така беше и в цялата фирма.
Без значение кой индикатор се анализира (спазване на правилата заложени във вътрешния ред на дружеството, мотивация на служителите, състояние на техниката и оборудването, безопасни условия на труд, пожаробезопасност), винаги беше едно и също – каквото е състоянието в складовете, такова е навсякъде.
Изводът, до който стигнахме, е че можем да направим бърз одит на едно дружество и да получим обща представа за състоянието му само като изготвим анализ на складовете му. В голяма степен проблемите се припокриват. Такъв анализ е добра основа за създаване на хипотеза за цялостното състояние на дружеството.
Ако имате нужда от нашата помощ, свържете се с нас на contact@nov.management. Ще се радваме да работим заедно.